Whistleblowing

Vnitřní oznamovací systém

Na základě zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, ve znění pozdějších předpisů (dále také jako „zákon"), který je účinný od 01.08.2023, v návaznosti na směrnici EP a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019, o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie, zavedla naše společnost, jako povinný subjekt, tzv. vnitřní oznamovací systém k přijímání oznámení, nakládání s ním, ochraně totožnosti oznamovatele a dalších osob, ochraně informací uvedených v oznámení a komunikaci s oznamovatelem. 

„Oznamovatelem“ se rozumí fyzická osoba, která učiní oznámení o možném protiprávním jednání (které má znaky trestného činu nebo přestupku, nebo porušuje právní předpis či předpis EU v zákonem vymezených oblastech), o jehož spáchání se dozvěděla v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností. Takový oznamovatel následně požívá ochrany před odvetnými opatřeními, které by naše společnost mohla vůči němu příp. učinit (např. oznamovatele propustit, přeložit, snížit mu mzdu, změnit pracovní dobu apod.). Takto chráněn není jen samotný oznamovatel, ale např. i osoby oznamovateli blízké, kolegové oznamovatele či osoby, které oznamovateli pomáhaly při zjišťování informací uvedených v oznámení. 

Naše společnost ve smyslu ust. § 9 odst. 2 písm. a) zákona nevylučuje přijímání oznámení od osoby, která pro ni nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost dle ust. § 2 odst. 3 písm. a), b), h) nebo i) zákona (tzn. závislou práci vykonávanou v základním pracovněprávním vztahu, službu, dobrovolnickou činnost, odbornou praxi, stáž).

Příslušná osoba 

Jako příslušnou osobu pro přijímání a vyřizování oznámení ve smyslu ust. § 9 odst. 1 zákona určila naše společnost:

 

Veronika Kachyňová

tel.: 518 321 223, e-mail: whistleblowing@omnika.com 

Co musí oznámení obsahovat

Obsahem oznámení je:

• jméno, příjmení a datum narození oznamovatele (příp. jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele); oznámení nemusí obsahovat tyto údaje, pokud bylo podáno osobou, jejíž totožnost je příslušné osobě známa;

• informace o možném protiprávním jednání, k němuž došlo nebo má dojít u osoby, pro niž oznamovatel, byť zprostředkovaně, vykonával nebo vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nebo u osoby, se kterou oznamovatel byl nebo je v kontaktu v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti;

• popis nebo shrnutí podstaty a obsahové stránky oznámení, vč. identifikace osob, vůči kterým je oznámení směřováno;

příp. důkazy, na jejich základě je oznámení podáváno. 

Naše společnost upozorňuje oznamovatele, že ochrana oznamovatelů dle zákona se nevztahuje na vědomě nepravdivá oznámení; za podání takového oznámení hrozí pokuta až do výše 50.000,- Kč.

 Způsoby podání oznámení

• písemně, a to vyplněním formuláře dostupného zde a jeho zasláním poštou na adresu sídla naší společnosti, s poznámkou „Whistleblowing – neotvírat – výhradně k rukám příslušné osoby“;

• elektronicky, a to vyplněním formuláře dostupného zde a jeho zasláním na výše uvedenou e-mailovou adresu příslušné osoby;

• telefonicky na výše uvedeném telefonním čísle příslušné osoby; 

• osobně po předchozí domluvě (požádá-li o to oznamovatel, je příslušná osoba povinna oznámení přijmout osobně v přiměřené lhůtě, nejdéle však do 14 dnů ode dne, kdy o to oznamovatel požádal).

 Oznamovatel může oznámení podat i prostřednictvím externího oznamovacího systému Ministerstva spravedlnosti, např. pokud má za to, že vnitřní oznamovací systém naší společnosti není funkční či pokud k němu nemá dostatečnou důvěru. Oznamovatel nemusí důvod upřednostnění externího oznamovacího systému 

Ministerstva spravedlnosti uvádět a není ani povinen oznámení podat nejprve prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému naší společnosti.

Zveřejnění oznámení

Oznamovatel může obsah oznámení uveřejnit, pokud:

• podal oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a Ministerstvu spravedlnosti nebo pouze Ministerstvu spravedlnosti a v určených lhůtách nebylo přijato vhodné opatření (zejména příslušná osoba neposoudila důvodnost oznámení, naše společnost nepřijala k předejití nebo nápravě protiprávního stavu jiné vhodné opatření nebo zaměstnanec Ministerstva neposoudil oznámení);

• má oprávněný důvod se domnívat, že protiprávní jednání uvedené v oznámení může vést k bezprostřednímu nebo zjevnému ohrožení vnitřního pořádku a/nebo bezpečnosti, života a/nebo zdraví, životního prostředí a/nebo jiného veřejného zájmu a/nebo ke vzniku nenapravitelné újmy;

• má oprávněný důvod se domnívat, že v případě podání oznámení Ministerstvu spravedlnosti existuje vzhledem k okolnostem případu zvýšené riziko, že bude vystaven odvetným opatřením nebo že je ohrožena působnost Ministerstva.

Lhůty pro vyřízení oznámení

• po obdržení oznámení bude oznamovatel vyrozuměn o přijetí oznámení ve lhůtě nejpozději do 7 dnů ode dne přijetí oznámení příslušnou osobou; to neplatí, pokud oznamovatel výslovně požádal, aby ho příslušná osoba o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo pokud je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě;

• o výsledcích šetření a posouzení oznámení příslušnou osobou bude oznamovatel vyrozuměn do 30 dnů od přijetí oznámení (v případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit o 30 dnů, nejvýše však dvakrát); to neplatí, pokud oznamovatel výslovně požádal příslušnou osobu, aby ho o prodloužení lhůty pro posouzení a důvodech pro její prodloužení nevyrozumívala, nebo pokud je zřejmé, že vyrozuměním o prodloužení lhůty pro posouzení a důvodech pro její prodloužení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě;

• za den doručení oznámení se považuje den, kdy bylo oznámení doručeno na adresu sídla naší společnosti (razítko na obálce). U e-mailových oznámení je dnem doručení datum uvedené v záhlaví e-mailu. V případě telefonického nebo osobního podání oznámení se za den doručení považuje datum telefonického nebo osobního jednání oznamovatele s příslušnou osobou.

 

Způsoby vyřízení oznámení

Shledá-li příslušná osoba, že oznámení:

• je důvodné, navrhne naši společnosti opatření k předejití a/nebo nápravě protiprávního stavu;

• je nedůvodné, bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele o tom, že na základě skutečností uvedených v oznámení a všech okolností, které jí jsou známy, neshledala podezření ze spáchání protiprávního jednání, nebo shledala, že oznámení se zakládá na nepravdivých informacích, a poučí oznamovatele o právu podat oznámení u orgánu veřejné moci;

• není oznámením podle zákona, bez zbytečného odkladu o tom písemně vyrozumí oznamovatele.

 

Whistleblowing a osobní údaje

• pokud naše společnost obdrží žádost o přístup k osobním údajům a informacím, které se týkají agendy ochrany oznamovatelů, předá ji neprodleně k vyřízení příslušné osobě;

• příslušná osoba následně vyhodnotí, zda osobní údaje žadatele dle GDPR zpracovává, a posoudí, zda je s ohledem na limity stanovené zákonem žadateli možné vyhovět. Příslušná osoba bude zejména posuzovat, zda by vyhověním žádosti žadatele nemohlo dojít k maření prošetřování oznámení, ztížení přijetí nápravných opatření či odhalení totožnosti oznamovatele. O výsledku posouzení žádosti příslušná osoba informuje žadatele, bude-li takový postup adekvátní;

• naše společnost zpracovává osobní údaje oznamovatelů a dotčených osob, které jsou v oznámení uvedeny, na základě plnění právních povinností dle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR. Osobní údaje budou zpracovávány výhradně a slouží pouze pro příslušnou osobu v rámci prováděného prošetření oznámení a k přijímání opatření pro zajištění ochrany oznamovatele před odvetnými opatřeními po nezbytně nutnou dobu (tj. 5 let od data přijetí oznámení); poté budou osobní údaje anonymizovány nebo zlikvidovány, pokud právní předpisy nestanoví jinak;

• osobní údaje pochází od oznamovatele a jsou zpracovávány v elektronické podobě automatizovaným způsobem nebo v tištěné podobě neautomatizovaným způsobem. Naše společnost neprovádí systematické a/nebo rozsáhlé zpracovávání osobních údajů. Naše společnost neprovádí automatizované individuální rozhodování s právními či obdobnými účinky, vč. profilování, ve smyslu čl. 22 GDPR;

• oznamovatel a dotčené osoby mají v souvislosti s agendou ochrany oznamovatelů následující práva na ochranu osobních údajů:

  • právo na informace a přístup k osobním údajům (čl. 15 GDPR);

  • právo na opravu, příp. doplnění osobních údajů (čl. 16 GDPR);

  • právo na výmaz osobních údajů (čl. 17 GDPR);

  • právo na přenositelnost osobních údajů k jinému správci údajů (čl. 20 GDPR);

  • právo na omezení zpracování osobních údajů (čl. 18 GDPR);

  • právo vznést námitku proti zpracování (čl. 21 GDPR);

  • právo nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování s právními či obdobnými účinky, vč. profilování (čl. 22 GDPR);

  • právo podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů (https://www.uoou.cz/);

  • pokud oznamovatel udělil naši společnosti svůj souhlas, může jej kdykoliv odvolat písemně na adrese naší společnosti a/nebo e-mailem na omnika@omnika.com (a to zcela nebo částečně) – tím není dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním.